Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: oktober 2026

1. Inleiding

Accountancy Van As, met maatschappelijke zetel te Morinnestraat 5/0011, 8500 Kortrijk, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het ondernemingsnummer BE 0426.286.591, en met een kantoor te Iepersestraat 456, 8800 Roeselare (hierna “Accountancy Van As”, “wij” of “ons”), hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verwerking van persoonsgegevens. In het bijzonder willen wij de gegevens van onze klanten, hun bestuurders, vennoten, werknemers en andere betrokkenen, alsook van onze leveranciers en contactpersonen, beschermen tegen verlies, lekken, fouten, onrechtmatige toegang of onrechtmatige verwerking.

Met deze privacyverklaring informeren wij u over welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, op welke rechtsgrond, hoe lang wij ze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten u heeft. Wij raden u aan deze privacyverklaring aandachtig te lezen.

2. Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Accountancy Van As in het kader van onze dienstverlening als accountant en belastingadviseur (onder meer boekhouding, jaarrekeningen, fiscale aangiften en advies) en in het algemeen op al onze activiteiten, met inbegrip van het gebruik van onze website. Voor het gebruik van cookies op onze website verwijzen wij naar ons cookiebeleid.

Specifieke afspraken met klanten in een opdrachtbrief of onze algemene voorwaarden vullen deze privacyverklaring aan.

3. Verwerkingsverantwoordelijke

Accountancy Van As is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, hierna “AVG” of “GDPR”) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Voor de uitoefening van onze beroepsactiviteit en onze wettelijke verplichtingen treden wij op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, met inachtneming van de wettelijke en deontologische regels die gelden voor leden van het Instituut voor Belastingadviseurs en Accountants (ITAA).

4. Persoonsgegevens

Naargelang uw relatie met ons kantoor en de aard van onze opdracht kunnen wij onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Identificatiegegevens: naam, aanspreektitel, adres, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, rijksregisternummer en een kopie van de identiteitskaart of een ander identiteitsbewijs;
• Contactgegevens: e-mailadres, telefoon- en gsm-nummer;
• Financiële en fiscale gegevens: bankrekeningnummers, inkomsten, vermogensgegevens, fiscale gegevens en aangiften, boekhoudkundige stukken en facturen;
• Gezinsgegevens, voor zover nodig voor fiscale aangiften of advies: burgerlijke staat, gezinssamenstelling en personen ten laste;
• Professionele gegevens: functie, onderneming, bestuursmandaten, aandeelhoudersstructuur en uiteindelijke begunstigden;
• Loon- en personeelsgegevens van werknemers van klanten, voor zover nodig voor de uitvoering van onze opdracht;
• Gegevens in het kader van de antiwitwaswetgeving, zoals gegevens over de herkomst van gelden en de hoedanigheid van politiek prominent persoon;
• Communicatie- en technische gegevens: correspondentie met ons kantoor en, bij het gebruik van onze website, technische gegevens zoals beschreven in ons cookiebeleid.

Wij verkrijgen deze gegevens in de regel rechtstreeks van u of van uw onderneming. In bepaalde gevallen raadplegen wij ook officiële bronnen, zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad, het UBO-register of, met uw mandaat, de toepassingen van de FOD Financiën.

U bent verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die u ons bezorgt. Wijzigen uw gegevens, dan vragen wij u ons dit zo snel mogelijk te melden. U bent niet verplicht uw persoonsgegevens mee te delen, maar zonder bepaalde gegevens kunnen wij onze opdracht niet (correct) uitvoeren. Wanneer de identificatie die de antiwitwaswetgeving oplegt niet mogelijk is, zijn wij wettelijk verplicht de opdracht te weigeren of te beëindigen.

5. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond

5.1 Klantgegevens

Wij verwerken de persoonsgegevens van onze klanten, hun bestuurders, vennoten, aandeelhouders, uiteindelijke begunstigden, werknemers en andere contactpersonen voor de volgende doeleinden:

• De uitvoering van onze opdrachten (boekhouding, jaarrekeningen, fiscale aangiften, advies en aanverwante diensten). Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst.
• De identificatie en het cliëntenonderzoek op grond van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, en de naleving van andere wettelijke en deontologische verplichtingen (onder meer de fiscale wetgeving en de normen van het ITAA). Rechtsgrond: wettelijke verplichting.
• Het klantenbeheer, de facturatie en onze eigen boekhouding. Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting.
• Het informeren van klanten over relevante wetswijzigingen, onze diensten en events. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang. U kan zich op elk moment kosteloos afmelden.
• Het ondersteunen van onze dienstverlening met door ons goedgekeurde AI-toepassingen, onder meer voor het opzoeken van informatie en het voorbereiden van antwoorden op uw e-mails. Daarbij kan de inhoud van uw correspondentie ook worden geanalyseerd om na te gaan welke van onze diensten voor u relevant kunnen zijn. Een medewerker beoordeelt steeds de resultaten. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een efficiënte en kwaliteitsvolle dienstverlening. U kan zich op elk moment kosteloos verzetten tegen deze analyse.

5.2 Gegevens van leveranciers en dienstverleners

Wij verwerken de identiteits- en contactgegevens van onze leveranciers en dienstverleners en van hun medewerkers en contactpersonen voor de uitvoering van de overeenkomst, het leveranciersbeheer en onze boekhouding. Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichtingen en ons gerechtvaardigd belang.

5.3 Gegevens van personeel en sollicitanten

Wij verwerken de persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van het personeelsbeheer, de loonadministratie en de naleving van onze wettelijke verplichtingen als werkgever. Rechtsgrond: de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, wettelijke verplichtingen, ons gerechtvaardigd belang (zoals de beveiliging van onze gebouwen en IT-systemen en de controle op het gebruik van e-mail en internet) en, voor bepaalde verwerkingen zoals het gebruik van beeldmateriaal, de toestemming van de werknemer. Onze werknemers ontvangen hierover bijkomende informatie in ons interne privacybeleid.

Van sollicitanten verwerken wij de gegevens die zij ons bezorgen om hun kandidatuur te beoordelen. Rechtsgrond: het nemen van maatregelen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst en, voor langere bewaring met het oog op toekomstige vacatures, uw toestemming.

5.4 Andere gegevens

Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens van andere personen, zoals mogelijke nieuwe klanten, contactpersonen bij andere beroepsbeoefenaars (zoals advocaten, notarissen, bedrijfsrevisoren en banken), netwerkcontacten en personen die contact met ons opnemen via onze website of per e-mail. Wij doen dit om op uw vraag te antwoorden, met het oog op een mogelijke samenwerking en voor public relations. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang of het nemen van maatregelen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst. Voor elektronische nieuwsbrieven en uitnodigingen aan personen die geen klant zijn, vragen wij steeds uw voorafgaande toestemming, die u op elk moment kan intrekken.

5.5 Camerabewaking

Ons kantoor te Kortrijk is uitgerust met camerabewaking aan de buitenzijde en in de gemeenschappelijke ruimtes, onder meer aan de inkom, de inrit, de parking en de balie. Wij verwerken deze beelden om de veiligheid van personen te verzekeren en onze gebouwen en goederen te beschermen. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang. De beelden worden maximaal één maand bewaard, tenzij ze kunnen bijdragen tot het bewijzen van een misdrijf of schade of tot het identificeren van een dader, getuige of slachtoffer. In dat geval kunnen ze worden overgemaakt aan de politie- en gerechtelijke diensten. In ons kantoor te Roeselare is geen camerabewaking.

6. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of zolang de wet ons verplicht ze te bewaren. Concreet hanteren wij de volgende termijnen:

• Gegevens en documenten in het kader van de antiwitwaswetgeving: 10 jaar na het einde van de zakelijke relatie of na de uitgevoerde verrichting, zoals de wet voorschrijft;
• Boekhoudkundige stukken en dossiers: gedurende de wettelijke bewaartermijnen (in de regel 10 jaar);
• Overige klant- en leveranciersgegevens: uiterlijk 10 jaar na de beëindiging van de overeenkomst;
• Gegevens van prospecten en contactpersonen: zolang de contactgegevens relevant zijn, en in elk geval niet meer nadat u zich heeft afgemeld of bezwaar heeft gemaakt;
• Gegevens van sollicitanten: voor de duur van de selectieprocedure en, met uw toestemming, langer met het oog op toekomstige vacatures.
• Camerabeelden: maximaal één maand, tenzij ze nodig zijn als bewijs van een misdrijf of schade.

Persoonsgegevens kunnen langer worden bewaard wanneer een specifieke wettelijke bepaling dit vereist of wanneer zij nodig zijn in het kader van een lopend geschil.

7. Uw rechten

Overeenkomstig de AVG beschikt u over de volgende rechten:

• Recht op inzage: u heeft het recht om kosteloos te vernemen welke persoonsgegevens wij over u verwerken, waarvoor wij dat doen en een kopie ervan te ontvangen.
• Recht op rectificatie: u heeft het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten verbeteren en onvolledige gegevens te laten aanvullen.
• Recht op gegevenswissing: u heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen in de gevallen bepaald door de AVG. Wij kunnen dit weigeren voor gegevens die wij moeten bewaren om aan een wettelijke verplichting te voldoen of die nodig zijn voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
• Recht op beperking van de verwerking: u heeft het recht om in de gevallen bepaald door de AVG te vragen dat wij de verwerking van uw gegevens tijdelijk beperken, bijvoorbeeld terwijl de juistheid ervan wordt nagegaan.
• Recht op overdraagbaarheid: voor gegevens die wij op basis van uw toestemming of de uitvoering van een overeenkomst geautomatiseerd verwerken, heeft u het recht om deze in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen of te laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
• Recht van bezwaar: u heeft het recht om, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen verwerkingen die gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigd belang. Tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing kan u altijd en zonder motivering bezwaar maken.
• Recht om uw toestemming in te trekken: wanneer een verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kan u die op elk moment intrekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
• Geautomatiseerde besluitvorming: wij nemen geen beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering, en die rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Wanneer AI-toepassingen suggesties doen, beslist steeds een medewerker.

U kan deze rechten uitoefenen door contact op te nemen met Accountancy Van As per e-mail via security@van-as.be of per post naar Morinnestraat 5/0011, 8500 Kortrijk. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen. Wij beantwoorden uw verzoek binnen één maand na ontvangst. Afhankelijk van de complexiteit en het aantal verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd; in dat geval brengen wij u daarvan op de hoogte.

Voor persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van de antiwitwaswetgeving kunnen uw rechten wettelijk beperkt zijn.

Wij stellen alles in het werk om zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens om te gaan. Bent u toch van oordeel dat uw rechten geschonden zijn en vindt u bij ons geen gehoor, dan kan u een klacht indienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel. +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

U kan zich daarnaast tot de rechtbank wenden wanneer u meent schade te lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens.

8. Doorgifte aan derden

Wij geven persoonsgegevens alleen door wanneer dat nodig is voor de hierboven vermelde doeleinden. Mogelijke ontvangers zijn:

• Overheidsinstanties, zoals de FOD Financiën, de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid, de Kruispuntbank van Ondernemingen en de Nationale Bank van België, en de Cel voor Financiële Informatieverwerking wanneer de wet dit oplegt;
• Het ITAA en andere toezichthouders, in het kader van hun wettelijke toezichts- en kwaliteitscontroleopdrachten;
• Andere partijen op uw verzoek of met uw medeweten, zoals sociale secretariaten, banken, verzekeraars, advocaten, notarissen en bedrijfsrevisoren;
• Dienstverleners die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers), zoals onze IT-partner, leveranciers van boekhoud- en dossiersoftware, cloud- en hostingdiensten, leveranciers van door ons goedgekeurde AI-toepassingen en de beheerder van onze website.

Met verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst overeenkomstig artikel 28 AVG. Daarin verbinden zij zich er onder meer toe uw gegevens uitsluitend volgens onze instructies te verwerken, de vertrouwelijkheid ervan te respecteren en passende beveiligingsmaatregelen te nemen.

Het is mogelijk dat bepaalde dienstverleners of hun onderaannemers persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER). In dat geval gebeurt de doorgifte alleen naar landen waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen, of op basis van passende waarborgen zoals de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

Uw persoonsgegevens kunnen ook worden doorgegeven wanneer een gerechtelijk bevel of een wettelijke verplichting dit vereist, of in het kader van een reorganisatie of overdracht van (een deel van) onze activiteiten. Wij zullen u in dat laatste geval vooraf informeren, tenzij dit wettelijk niet is toegestaan of redelijkerwijs niet mogelijk is.

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit en stellen ze niet commercieel ter beschikking aan derden.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, onrechtmatige toegang of onbedoelde mededeling aan derden, en tegen elke andere onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen omvatten onder meer toegangsbeheer op basis van functie, beveiligde systemen en cloudomgevingen, regelmatige back-ups en de sensibilisering van onze medewerkers.

Mocht zich toch een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoen, dan melden wij die, wanneer de AVG dit vereist, binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en brengen wij u op de hoogte wanneer de inbreuk een hoog risico voor u inhoudt.

10. Toegang door medewerkers

Binnen ons kantoor hebben alleen de medewerkers die de gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken toegang tot uw persoonsgegevens. Zij zijn gebonden door het beroepsgeheim en door contractuele vertrouwelijkheidsverplichtingen die een gelijkwaardig beschermingsniveau garanderen als deze privacyverklaring.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in de wetgeving of in onze dienstverlening. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website. Bij belangrijke wijzigingen brengen wij u hiervan op de hoogte.

12. Nog vragen?

Heeft u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan gerust contact met ons op:

Accountancy Van As
Morinnestraat 5/0011, 8500 Kortrijk
Iepersestraat 456, 8800 Roeselare
E-mail: info@van-as.be
Tel. Kortrijk: +32 (0)56 21 89 33
Tel. Roeselare: +32 (0)51 49 24 92

Bij Van As ontzorgen we ondernemers en werknemers met deskundig en proactief advies inzake facturatie, btw en fiscale regelgeving. Ons toegewijde team staat klaar als uw copiloot, met expertise en menselijke betrokkenheid, zodat u zich kunt concentreren op uw kernactiviteiten.

Boekhoudkantoor Kortrijk
Boekhoudkantoor Roeselare
Veelgestelde vragen