E-facturatie verplicht vanaf 2026 – Wat betekent dit voor u als ondernemer?

Het is officieel: vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie een verplichte stap voor alle belastingplichtige ondernemingen in België. Dit betekent het einde van papieren of PDF-facturen. In deze blog werpen we een diepgaande blik op de implicaties van deze beslissing en bieden we inzicht in wat u nu al kunt doen om u voor te bereiden op deze omschakeling.

E-facturatie verplicht – Wat houdt het in?

E-facturatie, ook bekend als elektronische facturatie, digitale facturatie of e-invoicing, omvat de uitwisseling van facturen tussen leveranciers en kopers in een geïntegreerd elektronisch formaat.

Een e-factuur is dus meer dan een simpel ingescande papieren factuur of een PDF-versie daarvan. Het gaat specifiek om XML-bestanden die gestructureerd zijn volgens de Universal Business Language (UBL). Hierdoor kunnen softwarepakketten wereldwijd deze gestructureerde elektronische facturen automatisch verwerken.

E-facturen worden niet via e-mail verstuurd, maar via Peppol, een netwerk dat specifiek is ontworpen voor de veilige verzending van digitale zakelijke documenten.

Lees ook:

Waarom een PDF nog geen gestructureerde elektronische factuur is
Wat is UBL?
Wat is Peppol?

Waarom wordt e-facturatie verplicht?

In het kader van de Europese Richtlijn 2014/55/EU verplichten steeds meer overheden in Europa het gebruik van elektronische facturen. Dit doen ze om btw-fraude te voorkomen en de btw-kloof (het verschil tussen de aangegeven btw en de geïnde btw) te verkleinen.

Voor wie wordt e-facturatie verplicht?

Momenteel is elektronisch factureren in België al verplicht voor bedrijven die facturen uitreiken aan de federale en Vlaamse overheid. Vanaf 1 januari 2026 wordt dit ook de standaard voor alle transacties tussen belastingplichtige ondernemingen onderling. Dit betekent dat elk bedrijf, inclusief het uwe, vanaf 2026 moet overschakelen op elektronisch factureren. Deze verplichting geldt voor grote bedrijven, kmo’s en eenmanszaken.

Een verplichting met talloze voordelen

Hoewel deze verplichting misschien wat afschrikt, heeft elektronisch factureren tal van voordelen voor u als ondernemer. Door uw volledige facturatieproces te digitaliseren, bespaart u niet alleen tijd, maar ook geld. U hoeft nooit meer factuurgegevens over te typen en menselijke fouten worden geminimaliseerd. Het verwerken van inkoopfacturen verloopt ook veel soepeler wanneer al uw leveranciers u elektronische facturen sturen. Bovendien creëert u met deze werkwijze een digitaal archief dat u eenvoudig kunt delen met je boekhouder voor een efficiënte afhandeling van uw administratie.